おはようございます。
kogin＊bear style こひろです。
以前、事務処理や梱包など、製作以外の面倒な作業をいかに効率化するかの、私なりの工夫について書きました。
過去記事はこちら⬇
今日は請求書など書類作成について私なりの工夫を紹介します。
複数の委託のお店に置いて頂いているので、月初めなど請求書作成作業が重なることもままあります。
鉄則は「連絡来たらすぐにやる」ですね。
イベント等で不在などの理由で無理な場合等は、その旨返信していつになるかはお知らせをしています。
1) 使う物は1つの箱にまとめてしまう。
書類作成に要るものは決まってますよね。
USB、印鑑、朱肉、印鑑マット、ボールペン、クリップ、ホチキス、パンチ、一筆箋などなど。
別々にしまってたのでは探して回るだけでも時間と手間がかかります。
PC立ち上げて、この箱と下記の紙ファイルを持ってくれば完結できるようにします。
2) 書類(コピーなど)も、紙ファイルに入れて、店別にファイリング。
月別でも良いのですが、店別だと請求書や納品書のコピー、売上報告も一緒に綴じられるので、お店毎の売上や在庫状況が把握しやすいです。
※ 請求書や納品書はのちのちのトラブル防止のためにもコピーが必要です。
3)紙ファイルには封筒、宛先と返送先ラベル、切手もファイリング。
委託先の住所は変わらないので、まとめてラベルを作っておき、宛名書きの手間を削減。
ラベルは通販でも、大手電機店でも売っているもので十分です。
データを作るのが最初は面倒ですが、やるとあとが楽。
封筒も、フラップ部分にシール付の物を買って糊付けの手間を削減。ない場合は両面テープ貼っても代用できます。
切手は、記念切手などシール式のを使って、濡らして貼る手間を削減。
デザインも素敵なものが多く、1シートに10枚ついてます。
見栄えも良くて一石二鳥。
今月はリラックマが出るらしいです。楽しみ！
3は…そこまでしなくても…と思われるかもですが、時間の短縮の効果が最も感じられる部分です。宛名は手書きしたい方は手書きで良いですが、封筒や切手を変えるだけでも、時間短縮につながるのではないでしょうか。
こんなのいつでもやってるよ！と言う方もいらっしゃるかもしれませんが…
何らかの参考になりましたら幸いです。
今日も読んでくださりありがとうございます。
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